Wersja z dnia: 27 lipca 2026 r.
## 1. Administrator danych
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem serwisu https://klub.owczarek-niemiecki.com/ („Serwis”) jest **Związek Kynologiczny w Polsce** z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 30 lok. 11, 00-024 Warszawa, KRS 0000175203, NIP 5260005480, REGON 000775511 („Administrator” lub „ZKwP”), działający w ramach Serwisu przez **Klub Owczarka Niemieckiego ZKwP** („KON” lub „Klub”).
2. KON podlega Zarządowi Głównemu ZKwP i nie posiada odrębnej osobowości prawnej.
3. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się:
– operacyjnie z Klubem: biuro@owczarek-niemiecki.com, ul. Lubelska 5/7, 03-802 Warszawa;
– z Biurem Zarządu Głównego ZKwP: zg@zkwp.pl, Al. Jerozolimskie 30 lok. 11, 00-024 Warszawa.
## 2. Zakres stosowania
1. Polityka dotyczy osób odwiedzających Serwis, posiadaczy kont, członków i kandydatów do Klubu, hodowców, właścicieli i współwłaścicieli psów, przewodników, uczestników wystaw, licencji i WB, płatników, osób kontaktujących się z Klubem oraz osób, których dane zostały przekazane w zgłoszeniach lub dokumentach.
2. Polityka opisuje przetwarzanie w Serwisie i systemach Klubu. Tpay, banki, organizacje kynologiczne oraz inni odbiorcy mogą przetwarzać otrzymane dane jako odrębni administratorzy na zasadach opisanych we własnych informacjach o prywatności.
## 3. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:
1. dane konta i identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa użytkownika, identyfikator konta, hasło zapisane w postaci zabezpieczonej, adres e-mail;
2. dane kontaktowe i adresowe: telefon, ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, województwo, kraj;
3. dane członkowskie i organizacyjne: oddział ZKwP, numer członkowski ZKwP, numer legitymacji Klubowej, status członkostwa, rok przystąpienia, funkcje i uprawnienia;
4. dane hodowcy i hodowli: nazwa przydomka hodowlanego, strona internetowa, historia i informacje przeznaczone do publikacji;
5. dane dotyczące psa, które mogą łączyć się z konkretną osobą: imię rodowodowe, przydomek, płeć, data urodzenia, umaszczenie, rodzaj włosa, numer chipu lub tatuażu, numer rodowodu i rejestracji oddziałowej, pochodzenie, wyniki HD/ED/DNA, wyszkolenie, tytuły, zdjęcia, dane hodowcy, właściciela i współwłaściciela;
6. dane zgłoszeń i wydarzeń: rodzaj wydarzenia lub procedury, klasa, termin, miejsce, status, numer katalogowy, wyniki, oceny, notatki sędziowskie, karta oceny, certyfikat i token weryfikacyjny;
7. dane przewodnika w procedurze WB: imię i nazwisko, adres, e-mail i telefon;
8. dokumenty i załączniki: skany lub fotografie rodowodów, metryk, kart ocen, potwierdzeń egzaminów i badań, dokumentacji licencyjnej oraz inne pliki wymagane właściwym regulaminem;
9. dane zamówień i rozliczeń: numer zamówienia, rodzaj opłaty, kwota, waluta, status i czas płatności, metoda płatności, identyfikatory transakcji, dane rozliczeniowe i dane do faktury;
10. dane korespondencji, reklamacji i dyspozycji dotyczących zwrotu;
11. dane dotyczące zgód i oświadczeń: rodzaj oświadczenia, data, adres IP i informacje o urządzeniu lub przeglądarce;
12. dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, data i czas żądania, adres URL, informacje o przeglądarce, systemie i urządzeniu, logi błędów, identyfikatory sesji i pliki cookies;
13. treści przeznaczone do publikacji: ogłoszenia, zdjęcia, informacje o hodowli i psach, wyniki oraz inne dane wybrane przez użytkownika lub publikowane zgodnie z regulaminami wydarzeń i ZKwP.
Nie prosimy o dane dotyczące zdrowia ludzi ani inne szczególne kategorie danych osobowych. Prosimy nie umieszczać ich w przesyłanych dokumentach, jeżeli nie jest to konieczne. Informacje o stanie zdrowia i badaniach psa nie są same w sobie danymi osobowymi, ale mogą stanowić część dokumentacji powiązanej z właścicielem.
## 4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
### 4.1. Korzystanie z Serwisu i prowadzenie konta
– Cel: rejestracja, logowanie, prowadzenie konta, kartoteki psów i hodowli, obsługa funkcji Serwisu oraz komunikacja techniczna.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług elektronicznych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom i dochodzenie roszczeń.
– Okres: przez czas prowadzenia konta, a po jego usunięciu do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub dłużej, jeżeli dane stanowią część dokumentacji członkowskiej, kynologicznej, rozliczeniowej albo wymaganej prawem.
### 4.2. Członkostwo w Klubie
– Cel: przyjęcie i rozpatrzenie wniosku, weryfikacja członkostwa w ZKwP, prowadzenie ewidencji, pobieranie składek, wydanie legitymacji, realizacja praw i obowiązków członka oraz komunikacja organizacyjna.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby i realizacja stosunku członkostwa; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych, jeżeli mają zastosowanie; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes ZKwP polegający na prawidłowym zarządzaniu członkostwem i działalnością statutową.
– Okres: przez okres członkostwa, a następnie przez czas wymagany przepisami ZKwP, przepisami prawa, potrzebami archiwalnymi i możliwością dochodzenia roszczeń. Dane rozliczeniowe są przechowywane co najmniej przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi.
### 4.3. Wystawy, licencje, WB i inne procedury
– Cel: przyjęcie zgłoszenia, sprawdzenie wymagań, organizacja wydarzenia, identyfikacja psa i uczestnika, ocena, ustalenie i publikacja wyników, prowadzenie dokumentacji, wydanie kart ocen, licencji lub certyfikatów oraz obsługa korespondencji.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy i działań przed jej zawarciem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prowadzenie działalności statutowej, zapewnienie wiarygodności dokumentacji kynologicznej, archiwizacja historii rasy, bezpieczeństwo wydarzeń i obrona przed roszczeniami; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych, gdy mają zastosowanie.
– Okres: dokumentacja bieżąca przez czas obsługi procedury i rozliczenia; następnie przez okres wynikający z właściwych regulaminów ZKwP i organizacji kynologicznych oraz przedawnienia roszczeń. Wyniki, podstawowe dane identyfikujące psa i dokumentacja licencyjna mogą być przechowywane archiwalnie przez okres ważności dokumentu lub dłużej, jeżeli jest to konieczne dla zachowania wiarygodności historii hodowlanej i wyników.
### 4.4. Płatności, księgowość i zwroty
– Cel: obsługa zamówień i płatności, potwierdzanie opłat, wystawianie dokumentów księgowych, księgowanie, zwroty, przeciwdziałanie nadużyciom i spełnienie obowiązków podatkowych.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki rachunkowe i podatkowe; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.
– Okres: dane księgowe i podatkowe przez okres wymagany prawem, co do zasady 5 lat licząc od końca roku, którego dotyczy dokument; pozostałe dane transakcyjne do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń.
### 4.5. Kontakt i reklamacje
– Cel: udzielenie odpowiedzi, obsługa sprawy, reklamacji, odstąpienia, zwrotu albo sporu.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania na żądanie osoby; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek rozpatrzenia reklamacji konsumenckiej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dokumentowanie komunikacji i obrona przed roszczeniami.
– Okres: przez czas prowadzenia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń albo okresu wymaganego przepisami.
### 4.6. Publikacja danych
– Cel: publikacja katalogów, wyników, rankingów, licencji, informacji o hodowlach, reproduktorach, sukach hodowlanych, ogłoszeń i materiałów dokumentujących działalność Klubu.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes ZKwP i środowiska kynologicznego polegający na informowaniu o wydarzeniach i wynikach, zapewnieniu przejrzystości ocen i dokumentowaniu historii hodowlanej; art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, gdy publikacja jest dobrowolna i nie wynika z charakteru wybranej usługi ani regulaminu.
– Okres: przez czas realizacji celu publikacji; materiały o trwałej wartości dokumentacyjnej, historycznej lub hodowlanej mogą pozostawać w archiwum. Osoba może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
### 4.7. Bezpieczeństwo i logi
– Cel: zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie błędów i nadużyć, utrzymanie ciągłości działania oraz dokumentowanie udzielonych zgód i oświadczeń.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.
– Okres: logi techniczne co do zasady do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia incydentu, ochrony praw lub wykonania obowiązku prawnego; dowody zgód i oświadczeń przez czas korzystania z danej podstawy oraz do upływu okresu roszczeń.
### 4.8. Analityka, treści zewnętrzne i marketing
– Cel: pomiar korzystania z Serwisu, ulepszanie treści, osadzanie zewnętrznych materiałów oraz marketing, jeżeli takie narzędzia są używane.
– Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy dotyczące przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji w urządzeniu użytkownika – zgoda wyrażona w panelu cookies; w zakresie ściśle niezbędnym do działania Serwisu art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
– Okres: do wycofania zgody albo przez okres życia danego pliku cookie wskazany w panelu zarządzania zgodami, nie dłużej niż jest to potrzebne do danego celu.
## 5. Czy podanie danych jest obowiązkowe
1. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale konieczne do utworzenia konta, złożenia wniosku, udziału w wydarzeniu, przeprowadzenia procedury albo dokonania płatności. Bez tych danych wykonanie wybranej usługi może być niemożliwe.
2. Dane przetwarzane na podstawie zgody są dobrowolne. Brak zgody lub jej wycofanie nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych funkcji Serwisu, chyba że dana funkcja z natury wymaga publikacji wskazanych danych.
## 6. Dane innych osób
1. Użytkownik może przekazywać dane innych osób, np. właściciela, współwłaściciela, hodowcy lub przewodnika, tylko jeżeli jest do tego uprawniony i dane są niezbędne do zgłoszenia.
2. Użytkownik powinien przekazać tej osobie niniejszą Politykę prywatności. Dane uzyskane w taki sposób są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia, na podstawach i przez okresy opisane w sekcji 4.
## 7. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie:
1. upoważnionym członkom władz, pracownikom i współpracownikom ZKwP/KON;
2. organizatorom, kierownikom, sędziom, asystentom i osobom obsługującym dane wydarzenie lub procedurę;
3. podmiotom zapewniającym hosting, utrzymanie WordPress/WooCommerce, pocztę elektroniczną, kopie zapasowe, cyberbezpieczeństwo, wsparcie IT i rozwój Serwisu, w tym wykonawcy technicznemu JARMI.PL – na podstawie odpowiednich umów i upoważnień;
4. Tpay, bankom, organizacjom kartowym i innym uczestnikom systemu płatniczego – w celu realizacji płatności, zwrotu, reklamacji lub obowiązków prawnych;
5. księgowości, audytorom, doradcom prawnym, ubezpieczycielom i podmiotom obsługującym roszczenia;
6. ZKwP, jego oddziałom, właściwym komisjom oraz krajowym i zagranicznym organizacjom kynologicznym, w szczególności gdy jest to konieczne do weryfikacji członkostwa, wyników, rodowodu, licencji lub wydania dokumentu;
7. operatorom pocztowym i kurierskim, jeżeli dokument lub przesyłka ma zostać doręczona;
8. organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa;
9. odbiorcom publicznej części Serwisu – tylko w zakresie danych przeznaczonych do publikacji.
## 8. Tpay jako operator płatności
1. Płatności online obsługuje **Krajowy Integrator Płatności S.A.**, plac Andersa 3, 61-894 Poznań, działający pod marką Tpay.
2. W celu rozpoczęcia i rozliczenia płatności Tpay może otrzymać w szczególności identyfikator i opis zamówienia, kwotę, walutę, imię i nazwisko, adres e-mail, a w zakresie wymaganym daną metodą płatności także inne dane płatnika.
3. Tpay przetwarza dane płatnika jako odrębny administrator w celu świadczenia usług płatniczych, zapewnienia bezpieczeństwa i wykonania obowiązków prawnych, w tym obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
4. Informacje o przetwarzaniu danych przez Tpay znajdują się pod adresem: https://tpay.com/polityka-prywatnosci-note.
## 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Co do zasady dane są przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
2. Jeżeli dana procedura wymaga przekazania dokumentacji zagranicznej organizacji kynologicznej poza EOG albo dostawca technologiczny korzysta z infrastruktury poza EOG, przekazanie nastąpi wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń, gdy są potrzebne.
3. Informację o właściwym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
## 10. Prawa osób
W zakresie przewidzianym przez RODO osobie przysługuje prawo do:
1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl/.
Wniosek można przesłać na adres biuro@owczarek-niemiecki.com lub zg@zkwp.pl. Przed realizacją wniosku Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
## 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. System może automatycznie obliczać opłatę według wybranej klasy, rodzaju procedury, członkostwa i cennika oraz aktualizować status płatności, ale reguły te nie zastępują merytorycznej decyzji wymaganej w sprawach członkowskich, wystawowych lub licencyjnych.
## 12. Cookies i podobne technologie
1. Serwis używa plików cookies i podobnych technologii.
2. Cookies niezbędne mogą służyć do utrzymania sesji, logowania, zabezpieczenia formularzy, zapamiętania koszyka, przejścia przez checkout oraz zapisania preferencji prywatności. Są potrzebne do prawidłowego działania żądanej usługi.
3. Cookies funkcjonalne, analityczne i marketingowe mogą być używane wyłącznie po uzyskaniu zgody, jeżeli są zainstalowane w Serwisie.
4. Przy pierwszej wizycie użytkownik powinien mieć możliwość przyjęcia wszystkich, odrzucenia wszystkich opcjonalnych albo wybrania kategorii cookies. Zgodę można później zmienić lub wycofać przez odnośnik „Ustawienia cookies”.
5. Aktualna lista dostawców, nazw cookies, celów i okresów ich działania powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami. Ustawienia przeglądarki pozwalają dodatkowo usuwać lub blokować cookies, ale zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić logowanie, zachowanie koszyka lub płatność.
6. Po przejściu na stronę Tpay zastosowanie mają technologie i zasady prywatności Tpay.
## 13. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, upoważnienia, kopie zapasowe, aktualizacje i rejestrowanie zdarzeń. Użytkownik powinien korzystać z unikalnego hasła, chronić dane logowania i zgłaszać podejrzenie przejęcia Konta.
## 14. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcji Serwisu, zakresu przetwarzania lub dostawców. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są publikowane w Serwisie. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na osoby posiadające Konto, informacja może zostać dodatkowo przekazana e-mailem lub po zalogowaniu.